В последнее время, со страниц журналов, Интернет блогов, телеэкранов звучит избитая тема - как с помощью информационных технологий повысить эффективность работы той или иной компании. В этих статьях и передачах, как правило, речь ведется в жесткой терминологии, связанной напрямую с информационными технологиями, и как результат, у читателя остается впечатление – «читал что-то полезное, но ничего не понял». В этой статье я постараюсь раскрыть часть этой БОЛЬШОЙ темы на обычном языке, обращаясь напрямую к насущным проблемам практически любой компании.

Разговор сегодня пойдет о том, как могут реально помочь Бизнесу системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

Как правило, любой Бизнес в первую очередь налаживает финансовый учет. Будь то небольшая компания из 5-10 сотрудников, или крупный Бизнес, учет прибыли и текущих расходов как-то, но ведется. Следующее направление для учета - это складской и производственный учет. Иными словами, практически на любом предприятии умеют считать деньги, товар и материалы, участвующие в производстве, но, как правило, не ведут учет того, насколько эффективно выполняют свою работу сотрудники. Зачастую, они тратят большое количество времени на простые, рутинные операции или вовсе спотыкаются при поиске и согласовании документов, а ведь это - потеря времени и в итоге недополучение прибыли, лишние эмоции и подпорченная репутация «компании, в которой всегда бардак».

В такой ситуации, одни руководители лихорадочно начинают «закручивать гайки», внедряя различные положения и регламенты, оставляя контроль выполнимости этих документов на сотрудниках, другие пытаются переписать действующую на предприятии учетную систему (обычно это 1С’ка), возложив на нее нехарактерные функции по контролю поручений, согласованию документов, планированию рабочего времени сотрудников. Что же из всего этого получается? От «закручивания гаек» начинается отток квалифицированных кадров и банальная «текучка», во втором случае тратятся немалые средства на переделку программ, в результате чего получается «монстр», с которым очень непросто работать. Контроля поручений и повышения эффективности работы сотрудников не видно ни в том, ни в другом случае.

Решить эти, весьма непростые проблемы, призваны системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

Для того, что бы перейти к разговору о том, что же умеют эти системы, давайте для начала выясним, что же принято понимать под термином «Документооборот» и какие документы к нему относятся.

Документооборот – это процесс создания, согласования, подписания, хранения и поиска документов внутри организации. К документообороту обычно относят:
• приказы и распоряжения;
• входящие и исходящие письма;
• служебные записки;
• договоры и доп.соглашения;
• положения и регламенты;
• первичные бухгалтерские документы;
• различные бегунки, маршрутные листы.

Кроме вышеперечисленных документов, в любой компании, существуют свои, специфические документы, которые так же участвуют в документообороте и должны создаваться, учитываться и согласовываться по определенным правилам.

Системы электронного документооборота значительно упрощают и убыстряют действия сотрудников, касающиеся документов. Какой же эффект дают подобного рода системы Бизнесу, перечислю лишь основные моменты:
1. Повышается исполнительская дисциплина в компании – все решения по приказам, распоряжениям руководства можно поставить на контроль. Остальные сотрудники так же могут обмениваться заданиями и поручениями, контролировать которые также будет система. И как результат, у руководства есть возможность получить отчет по выполненным и невыполненным поручениям, как по сотруднику, отделу, подразделению, так и по компании в целом.
2. Согласование документов выполняется в электронным виде, как по произвольным, так и по заранее определенным маршрутам, с контролем сроков каждого этапа согласования.
3. Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям, потому что процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он должен делать. Кроме того, система обеспечивает контроль выполнения задач со стороны руководства.
4. Становится возможным управление компанией и своей работой, находясь в командировке. Благодаря современным технологиям, можно получить безопасный доступ к СЭД из любой точки, где есть Интернет, участвовать в согласовании документов, раздавать поручения, контролировать ранее выданные, иметь доступ к архиву документов.
5. Становится легче осуществлять замену сотрудников, так как основные функции сотрудника и генерируемая этим сотрудником информация контролируются системой. Значительно сокращается время обучения и ввода нового сотрудника благодаря тому, что система сама подсказывает, что от него требуется.
6. Значительно снижаются расходы на печать (бумага, тонер, заправка картриджей, техника, обслуживание техники). В компании на 100-150 сотрудников, такие расходы составляют, около 500-700 тыс. рублей в год.
7. Повышается защищенность конфиденциальной информации – благодаря строгому учету работы сотрудников с документами, ограничению прав доступа, снижению напечатанных документов, в компании значительно возрастает защищенность от утечки конфиденциальной информации.

На сегодняшний день, на рынке информационных систем представлено более 50 систем электронного документооборота. Большинство этих СЭД стоят весьма недешево, но не так давно, в начале 2009 года в Томске появилась система ELMA (Elegant Management), сочетающая в себе функционал крупных систем с простотой внедрения, обладающая интуитивно понятным интерфейсом и позволяющая внедрять такие проекты намного быстрее и проще. Компания «ИнфоТек» оказывает полный спектр услуг по продаже, внедрению и сопровождению системы ELMA в городе Томске.

Основные возможности системы ELMA:
• Управление бизнес-процессами - система позволяет наглядно моделировать бизнес-процессы любой сложности (без программирования), вводить их в действие и контролировать исполнение. Система в автоматическом режиме будет формировать задачи для сотрудников и информировать руководителя о состоянии их выполнения.
• Задачи - система позволяет назначать поручения сотрудникам и контролировать их своевременное выполнение, а также строить отчеты об исполнительской дисциплине.
• Электронный документооборот - дает возможность организовать движение и согласование документов по определенным маршрутам, обеспечивает простую регистрацию, хранение и поиск документов (вх./исх. письма, приказы, служебные записки и т.д.), а также позволяет контролировать выполнение всех приказов и распоряжений.
• Управление взаимоотношениями с клиентами - предоставляет возможность ведения единой базы контрагентов, планирования взаимоотношений (звонки, встречи, письма), формирования воронки продаж, а также проведения оценки эффективности маркетинговых мероприятий.
• Динамический Календарь - обеспечивает организацию групповой работы сотрудников, проведение совещаний, планерок, а также дает возможность просмотра календарей своих подчиненных.
• Архив – позволяет достаточно просто организовать архив документации любого объема и содержания, разграничить права доступа к документам, управлять версиями, а так же вести журнал истории изменения документов.

На сайте нашей компании Сайт ИнфоТек можно скачать демонстрационную версию системы ELMA, а так же пятипользовательскую полнофункциональную версию ELMA-free, которая была создана для автоматизации работы с документами в небольшой компании. Несмотря на свои преимущества, система ELMA обладает весьма невысоким ценником относительно монстров индустрии.

Проект внедрения полного функционала любой системы электронного документооборота занимает от 2 до 4 месяцев и в случае с системой ELMA, работы могут быть полностью выполнены силами Заказчика. Система ELMA так же позволяет внедрять ее постепенно, по мере возникновения потребностей или по мере готовности клиента к тому или иному функционалу.

Системы такого класса в мировой практике внедряются сразу же за учетными системами и постепенно становятся стандартом рабочего места любого сотрудника, работающего за компьютером. Благодаря системе электронного документооборота значительно меняется качество работы сотрудников, повышается ее эффективность, что обязательно сказывается на успешности предприятия в целом.

В последнее время, на многих рынках наблюдается оживление деловой активности, СМИ прогнозируют постепенный выход из кризиса. Время затишья - самое удобное время для наведения порядка с документами и автоматизации бизнес-процессов. Наличие закрепленных в Системе правил работы Бизнеса позволит этим компаниям оказаться далеко впереди своих конкурентов.

Дмитрий Литвинов,
директор ООО «ИнфоТек»
litvinov@1nfotec.com